Praktycznie każdy specjalista do spraw kształtowania wizerunku dużego przedsiębiorstwa powie wam, że niezmiernie ważne w jego pracy są kontakty z mediami. To właśnie one w sporej ilości przypadków kształtują gusta i upodobania konsumentów. Co więcej, są one w stanie zapewnić firmie darmową reklamę o zasięgu ogólnokrajowym. Jednym z podstawowych narzędzi utrzymywania relacji na linii przedsiębiorstwo - media są konferencje prasowe.
Z racji na tak duże znaczenie spotykania się z mediami, ogromna liczba dużych przedsiębiorstw funduje sobie specjalne pomieszczenie o nazwie sala konferencyjna . Na ogół umieszcza się je w zajmowanym przez firmę budynku zaraz obok recepcji. Oczywiście urządzanie takiej powierzchni rządzi się swoimi prawami oraz wymaga dochowania kilku podstawowych zasad.
Pierwszym z warunków koniecznych jest zapewnienie wystarczającej przestrzeni na salę konferencyjną. Z racji na wygodę gości nie może to być malutki pokoik. Ścisk mógłby zostać źle odczytany przez zaproszone media. Co więcej, odpowiednia powierzchnia pozwoli nam także zabezpieczyć miejsce na każdy z potrzebnych mebli. Wstawić należy co najmniej kilkanaście krzeseł oraz czteroosobowy stół. To właśnie przy nim podczas spotkań z dziennikarzami przesiadywać będą przedstawiciele firmy.
Jeżeli już mowa o stole, to bezwzględnie należy zadbać o jego tło. To powinno być nie tylko w miarę przyjemne dla oka, ale także emanować co najmniej jednym logo przedsiębiorstwa. Tło jest o tyle ważne, że to właśnie ono jest z tyłu postaci, którym na ogół robi się zdjęcia, trafiające następnie do prasy. Wyposażenie go w oba te elementy będzie połączeniem darmowej reklamy oraz kształtowania wizerunku.
Niezmiernie ważna w przypadku sali konferencyjnej jest odpowiednia wentylacja. Nie można pozwolić, aby w pomieszczeniu zrobił się straszny zaduch. Ten przeszkadzałby nie tylko samym gospodarzom, ale także i gościom. Na ogół problem ten można rozwiązać dzięki klimatyzacji. Jeżeli cały budynek jej nie posiada, wystarczy postarać się o jej montaż w jednym, konkretnym pomieszczeniu.